Avantages fiscaux, obligations légales et bénéfices : nous vous expliquons tout sur l’accueil d’un stagiaire en entreprise.

Pour vous accompagner dans votre choix de recruter ou non un stagiaire au sein de votre entreprise, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir concernant ce recrutement spécifique.

I - Pourquoi recruter un stagiaire ?

L’embauche d’un stagiaire est une décision qui peut diviser dans une structure : elle peut être vue comme une opportunité, mais également comme une contrainte pour certaines personnes, de part l’aspect pratique de son accueil et la perte de temps que cela peut engendrer.

Pourtant, le stagiaire quelque soit son parcours scolaire et son expérience est un oeil neuf au sein de l’entreprise, il apporte un renouveau aux idées des équipes et peut insuffler un vent de dynamisme et de nouvelles idées non-négligeables.

De plus, en accueillant un stagiaire, l’entreprise participe directement à la formation d’un étudiant, lui faisant mettre en pratique ses connaissances, une opportunité professionnelle intéressante pour le stagiaire. 

Cette formation n’est pas un acte simplement altruiste pour l’entreprise : s’il s’avère que le stage évolue par la suite en emploi, le stagiaire sera préalablement formé aux missions de son poste et connaîtra le fonctionnement de l’entreprise, un gain de temps et des économies sur le recrutement considérables !

II - Obligations légales liées aux stages en entreprise :

Plusieurs obligations légales encadrent le recrutement d’un stagiaire au sein d’une structure, principalement établies par le code de l’éducation  :

- Tout d’abord, le stagiaire à un statut différent de celui du salarié ; il ne bénéficie donc pas des mêmes avantages sociaux et financiers que celui-ci (article L124-6 du code de l’éducation), contrairement à un alternant, qui lui, signe un contrat de travail soumis au code du travail et profite donc des avantages des salariés tels que les congés payés, mais également des contraintes liées (cotisations).

- Les stagiaires sont exclus du décompte des effectifs des entreprises.

- L’accueil d’un stagiaire en entreprise ne nécessite pas de démarche spécifique au préalable : pas de DPAE, mais seulement l’édition d’une convention de stage obligatoire et qui doit être conclue avant le début du stage.
Celle-ci est établie entre le stagiaire, l’entreprise et l’enseignant référent ou l’organisme de formation.
Il est également important pour l’employeur de tenir à jour les conventions de stages conclues qui peuvent être demandées lors d’un contrôle.

- La durée effective d’un stage ne peut dépasser les 6 mois par année d’enseignement.

- Lorsqu’une entreprise souhaite avoir recours à des stagiaires différents pour un même poste, celle-ci doit strictement respecter un délai de carence entre les 2 stages d’un tiers de la durée du stage précédent.

- Le quota maximal de stagiaires accueillit en même temps dans une entreprise à respecter est limité et dépend de l’effectif global de l’entreprise :
1. Dans une entreprise de 20 salariés ou plus, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 15% de l’effectif total.
2. Dans une entreprise de moins de 20 salariés, il est interdit d’accueillir plus de 3 stagiaires en même temps.

- Le stagiaire n’étant pas considéré comme un employé, la somme perçue par celui-ci dans le cadre d’un stage de plus de 2 mois n’est pas un salaire, mais une gratification.

- Si le stage dure plus de 2 mois, il est obligatoire de rémunérer le stagiaire. Pour un stage de moins de 2 mois, aucune gratification n’est obligatoire.

- La gratification est également obligatoire dès la 309e heure de stage, même si celui-ci est effectué de manière discontinue.

- Le versement s’élève à une gratification horaire minimale de 4,05€ par heure depuis janvier 2023, soit 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale en vigueur.
Le montant de gratification versé peut être supérieur à celui minimal, selon la politique adoptée par l’entreprise, mais les obligations fiscales sur celui-ci seront différentes.

- La gratification est versée sur le temps de présence réelle du stagiaire au cours de chaque mois, elle peut donc varier d’un mois à l’autre et l’entreprise pourra choisir, pour simplifier cela, un lissage de la gratification.

- La remise d’un bulletin de paie est obligatoire lorsque :
1. La gratification versée est supérieure à la limite des gratifications exonérées,
2. La durée du stage dépasse les 2 mois : la DSN devient donc obligatoire.

- Pour les stages de plus de 2 mois, l’employeur est tenu de remettre une attestation de stage qui inclue la durée de celui-ci, ainsi que le montant total de la gratification versée.

III - Avantages fiscaux et stagiaire :

Le recrutement d’un stagiaire comporte également des avantages fiscaux non-négligeables :

- Lorsque le montant minimal est versé par l’entreprise, celle-ci est exonérée de cotisations sociales sur la gratification : elle ne contribue pas à la CSG, CRDS, AGS, contribution au dialogue social, assurance chômage et à la retraite complémentaire du stagiaire.

- A contrario, si l’indemnité de stage dépasse le montant minimal, l’entreprise devra payer des cotisations sociales sur la fraction excédentaire de l’indemnité de stage, mais pas sur la totalité de la gratification du stagiaire.

Après la lecture de cet article, allez-vous choisir de recruter un stagiaire cette année ?

L’équipe D2BI.